|
Comisiwn y Cynulliad |
|
Lleoliad: |
Swyddfa’r Llywydd, Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Llun, 17 Tachwedd 2014 |
|
|||
|
Amser: |
13.00 - 15.30 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: AC(4)2014(14) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Yn bresennol: |
|
Y Fonesig Rosemary Butler AC (Cadeirydd) Peter Black AC Angela Burns AC Sandy Mewies AC Rhodri Glyn Thomas AC |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Swyddogion yn bresennol: |
|
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc (Swyddog) Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn (Swyddog) Dave Tosh, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad a TGCh (Swyddog) Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol (Swyddog) Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau (Swyddog) Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil (Swyddog) Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth (Swyddog) Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn (Swyddog)
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Helena Feltham, Cynghorwr Annibynnol, Cynghorwr Annibynnol
|
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniad y Cadeirydd
1.1 Cyflwyniad ac ymddiheuriadau
Cafwyd ymddiheuriadau gan David Melding AC.
1.2 Datganiadau o fuddiant
Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.
1.3 Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 3 Tachwedd i'w cytuno arnynt
Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 3 Tachwedd.
2 Newid cyfansoddiadol
Trafododd y Comisiynwyr y wybodaeth ddiweddaraf am faterion cyfansoddiadol allweddol a'u goblygiadau i'r Comisiwn.
Amcan y Comisiwn yw sicrhau bod y cymorth a ddarperir i Aelodau drwy wasanaethau'r Cynulliad yn cael ei baratoi gyda goblygiadau newid cyfansoddiadol mewn golwg.
Mae'r gwaith yn canolbwyntio ar dri maes:
· sicrhau bod deddfwriaeth yn bodloni anghenion y Cynulliad (Bil Cymru ac unrhyw ddeddfwriaeth ddilynol ar gyfer gweithredu Silk II);
· bod yn barod ar gyfer y newid, gan gynnwys cynllunio capasiti a'r goblygiadau ehangach o ran y modd y mae'r Cynulliad yn gweithredu; a
· chodi ymwybyddiaeth am y newidiadau er mwyn sicrhau bod y posibiliadau yn cael eu hystyried wrth gynllunio ar gyfer y Pumed Cynulliad.
Mae'r Comisiwn yn cydnabod bod rhywfaint o sicrwydd ynghylch rhai o'r materion y mae'n eu hwynebu, ond bod materion eraill yn parhau i fod yn anelwig.
O ran capasiti Aelodau'r Cynulliad, rhoddodd y Comisiynwyr ystyriaeth i'r goblygiadau o ran darparu adnoddau a gwasanaethau a fyddai'n deillio o gynyddu nifer yr Aelodau. Yn ogystal, trafododd y Comisiynwyr yr heriau cynyddol y mae'r Aelodau yn eu hwynebu gan mai ond 60 ohonynt sydd ar hyn o bryd.
Cytunodd y Comisiwn i ddychwelyd at y pwnc hwn yn gynnar yn y flwyddyn newydd, gan ofyn am ragor o wybodaeth fanwl. Yn y cyfamser, cytunodd y Comisiynwyr i ysgrifennu at y Bwrdd Taliadau i ofyn iddo ystyried opsiynau ar gyfer darparu cymorth ychwanegol i Aelodau'r Cynulliad yn y pumed Cynulliad.
3 Cyfieithu peirianyddol – casgliadau
Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn cynnwys crynodeb o'r hyn y mae'r prosiect cyfieithu peirianyddol wedi'i gyflawni. Trafododd y Comisiynwyr sut i gynnal y buddion a gyflawnwyd y tu hwnt i oes y prosiect, a sut i fodloni'r galw cynyddol am gyfieithu.
Gwnaeth y Comisiynwyr sylwadau am faterion capasiti a ddaeth i'r amlwg, ac am bwysigrwydd blaenoriaethu cyfieithu yn y modd cywir er mwyn darparu gwasanaeth sy'n galluogi Aelodau i wneud eu gwaith. Un sbardun allweddol ar gyfer y prosiect oedd galluogi'r tîm cyfieithu (TRS) i gyfieithu mwy o destun yn gynt.
Roedd profion a wnaed gan TRS yn gynharach eleni yn awgrymu y gallai'r defnydd o gyfieithu peirianyddol, ynghyd â chof cyfieithu, arwain at gynydd o 20% yng ngallu'r tîm i gyfieithu. Cafodd yr awgrym hwn ei wireddu yn ymarferol. Mae'r cynnydd hwn mewn cynhyrchiant wedi cyd-daro â chynnydd yn y galw am gyfieithu. Felly, mae'r sefyllfa hon wedi ein galluogi i ddarparu dogfennau a negeseuon dwyieithog lle na fyddem, fel arall, wedi gallu gwneud hynny, ac wedi galluogi'r tîm cyfieithu i ymateb i geisiadau o fewn terfynau amser tynnach--er enghraifft, briffiau'r Aelodau ar gyfer pwyllgorau.
Cytunodd y Comisiwn i barhau i weithio gyda Microsoft a sefydliadau allanol i gasglu data ar gyfer y system er mwyn gwella ei hansawdd ac i ymgorffori defnydd pellach ohoni yn y sefydliad, ac i rannu ein profiadau o ddefnyddio cyfieithu peirianyddol.
4 Adolygiad o Gofnod y Trafodion – diweddariad
Cafodd y Comisiwn y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed yn yr adolygiad o'r ffordd yr ydym yn cofnodi ein trafodion.
Trafododd y Comisiynwyr y pwysigrwydd o wneud cysylltiadau priodol rhwng prosiectau a'r buddion sy'n cael eu cyflawni drwy ddefnyddio technoleg mewn ffyrdd gwahanol.
Yn ogystal, darparodd y Comisiynwyr wybodaeth am yr enghreifftiau o arfer da y daethant ar eu traws yn ystod eu hymweliad diweddar â Chanada.
Y bwriad yw mai'r camau nesaf fydd:
· canolbwyntio ar anghenion defnyddwyr drwy weithdai, grwpiau ffocws a sesiynau galw heibio;
· asesu llwyddiant y profion a gynhaliwyd yn ystod tymor yr hydref--profion nad ydynt eto wedi'u mesur; a
· llunio proses fwy effeithlon, gyda'r nod o gyhoeddi Cofnod y Trafodion yn gynt yn y ddwy iaith.
5 Adolygiad o'r cymorth a roddir i bwyllgorau
Trafododd Comisiynwyr y gwelliannau a wnaed i'r cymorth a roddir i bwyllgorau ers iddynt ystyried y mater fis Rhagfyr diwethaf. Tynnodd y Comisiynwyr sylw at y cynnydd da a wnaed, yn enwedig o ran darparu dogfennau cefndir sy'n fwy cryno a darparu gwasanaethau dwyieithog, a'r gwaith arloesol a wnaed ar y mater heriol o ymgysylltu, a ennillodd gydnabyddiaeth gan ddeddfwrfeydd eraill fel gwaith enghreifftiol.
Siaradodd y Comisiynwyr hefyd am bwysigrwydd sicrhau bod gwaith pwyllgor yn cael ei arwain gan y pwyllgor, rôl y Cadeirydd o ran hwyluso gweithrediad y pwyllgor, a phwysigrwydd sicrhau bod Cadeiryddion yn cymryd rhan mewn datblygiad proffesiynol parhaus (er enghraifft, y seminar arweinyddiaeth a gynhelir ym mis Ionawr 2015). Roedd y Comisiynwyr yn cydnabod y byddai hyn yn ddefnyddiol o ran datblygu'r maes datblygiad proffesiynol parhaus ar gyfer y pumed Cynulliad.
Trafododd y Comisiwn sut y gellid dadansoddi a gwerthuso canlyniadau mewn modd a fydd yn llywio ymdrechion i sicrhau gwelliannau pellach. Roedd y Comisiynwyr yn teimlo y gallai fod yn ddefnyddiol i bwyllgorau gael data ar eu cyflawniadau i'w hystyried wrth feddwl am eu hadroddiadau gwaddol.
6 Unrhyw Fusnes Arall
Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 3 Rhagfyr.
Bydd yr eitemau ar yr agenda yn cynnwys trafodaeth ar faterion Ewropeaidd gyda Gregg Jones, a diweddariadau gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg ac ar y newidiadau TGCh a gafwyd yn y Siambr.
Yr Ysgrifenyddiaeth
Tachwedd 2014